在勞動合同解除或終止時，用人單位具有法定義務(wù)為勞動者開具離職證明，具體法律規(guī)定如下：《勞動合同法》第五十條第一款規(guī)定，“用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內(nèi)為勞動者辦理檔案和社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)”?！秳趧雍贤▽嵤l例》第二十四條規(guī)定，“用人單位出具的解除、終止勞動合同的證明，應(yīng)當(dāng)寫明勞動合同期限、解除或者終止勞動合同的日期、工作崗位、在本單位的工作年限”。如用人單位違反上述規(guī)定不予開具離職證明的，根據(jù)《勞動合同法》第八十九條的規(guī)定，“用人單位違反本法規(guī)定未向勞動者出具解除或者終止勞動合同的書面證明，由勞動行政部門責(zé)令改正；給勞動者造成損害的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任”。上述法律法規(guī)對于用人單位應(yīng)當(dāng)在勞動合同解除或終止時為勞動者出具離職證明的規(guī)定是清晰的，但是并未對離職證明的形式作出規(guī)定。多數(shù)情況下，用人單位開具的離職證明為紙質(zhì)版并加蓋公章，目前，越來越多的用人單位開始采用電子簽名的方式簽訂勞動合同，采用電子勞動合同的用人單位為了提升管理效率，往往伴隨著其他勞動用工管理文件也通過電子簽名平臺出具，包括離職證明。那么，通過電子簽名平臺出具的離職證明是否合法有效呢？

一、司法實踐案例中并未否認通過電子簽名平臺出具的離職證明的有效性

我們并未檢索到員工主張電子簽名的離職證明無效的直接相關(guān)案例，但在檢索到的與電子簽名的離職證明有關(guān)的案例中，法院并未對電子簽名的離職證明給予否定性評價。如在(2022)京01民終5538號案件中，法院查明，公司提交的電子數(shù)據(jù)存證報告另顯示雙方簽署《離職確認書》及該公司為員工開具《離職證明》亦通過電子簽名的形式……《離職證明》內(nèi)容載有“溫馨提示：離職后您仍需遵守《員工保密協(xié)議書》的相關(guān)約定，避免承擔(dān)不利后果?！眴T工對上述內(nèi)容瀏覽后予以簽名，并辦理完畢離職手續(xù)。

在(2022)遼0104民初17396號案件中，雙方證據(jù)包括被告提供的勞動合同……職責(zé)描述及原告電子簽名頁面、離職證明及公司電子簽章頁面、原告簽收回執(zhí)……經(jīng)質(zhì)證，本院予以確認，在卷佐證。

在上述案件中，法院均認可了用人單位通過電子簽名平臺出具的離職證明中所記載的內(nèi)容的效力，可見，法院并未否定用人單位通過電子簽名平臺出具的離職證明的效力。

二、從法律規(guī)定的角度看用人單位能否通過電子簽名平臺開具離職證明

《勞動合同法》第十六條規(guī)定，“勞動合同由用人單位與勞動者協(xié)商一致，并經(jīng)用人單位與勞動者在勞動合同文本上簽字或者蓋章生效”。由此可見，勞動合同的生效條件之一為用人單位在勞動合同文本上簽字或蓋章。

人力資源社會保障部辦公廳關(guān)于發(fā)布《電子勞動合同訂立指引》的通知（人社廳發(fā)〔2021〕54號）第九條規(guī)定，“電子勞動合同經(jīng)用人單位和勞動者簽署可靠的電子簽名后生效，并應(yīng)附帶可信時間戳”。第二條規(guī)定，“依法訂立的電子勞動合同具有法律效力”。由此可見，電子勞動合同生效條件之一為用人單位簽署可靠的電子簽名，并附帶可信時間戳。

《人力資源社會保障部辦公廳關(guān)于訂立電子勞動合同有關(guān)問題的函》（人社廳函〔2020〕33號）規(guī)定，“用人單位與勞動者協(xié)商一致，可以采用電子形式訂立書面勞動合同。采用電子形式訂立勞動合同，應(yīng)當(dāng)使用符合電子簽名法等法律法規(guī)規(guī)定的可視為書面形式的數(shù)據(jù)電文和可靠的電子簽名……”。《電子簽名法》第三條規(guī)定，“民事活動中的合同或者其他文件、單證等文書，當(dāng)事人可以約定使用或者不使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文。當(dāng)事人約定使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的文書，不得僅因為其采用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的形式而否定其法律效力。前款規(guī)定不適用下列文書：（一）涉及婚姻、收養(yǎng)、繼承等人身關(guān)系的；（二）涉及停止供水、供熱、供氣等公用事業(yè)服務(wù)的；（三）法律、行政法規(guī)規(guī)定的不適用電子文書的其他情形”。

綜上可知，用人單位與勞動者協(xié)商一致采用電子形式訂立書面勞動合同的，應(yīng)當(dāng)使用符合電子簽名法規(guī)定的可視為書面形式的數(shù)據(jù)電文和可靠的電子簽名。而離職證明不屬于《電子簽名法》規(guī)定的不適用的文書范圍，如用人單位與勞動者約定使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的文書，不得僅因為其采用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的形式而否定其法律效力。也就是說，如果用人單位與勞動者已經(jīng)約定或者協(xié)商一致使用電子簽名方式出具離職證明的，是具有合法的法律效力的。

三、若采用電子簽名出具離職證明的，何為離職證明原件

在發(fā)生勞動爭議糾紛的情況下，從仲裁與訴訟的角度看，當(dāng)事人需要舉證證據(jù)原件，那么，在開具電子簽名的離職證明的情況下，用人單位應(yīng)當(dāng)舉證已經(jīng)為勞動者出具了離職證明原件，那么，何為電子簽名的離職證明原件呢？

《最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定（2019修正）》第十五條第二款規(guī)定，“當(dāng)事人以電子數(shù)據(jù)作為證據(jù)的，應(yīng)當(dāng)提供原件。電子數(shù)據(jù)的制作者制作的與原件一致的副本，或者直接來源于電子數(shù)據(jù)的打印件或其他可以顯示、識別的輸出介質(zhì)，視為電子數(shù)據(jù)的原件”?！峨娮雍灻ā返谖鍡l規(guī)定，“符合下列條件的數(shù)據(jù)電文，視為滿足法律、法規(guī)規(guī)定的原件形式要求：（一）能夠有效地表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供隨時調(diào)取查用；（二）能夠可靠地保證自最終形成時起，內(nèi)容保持完整、未被更改。但是，在數(shù)據(jù)電文上增加背書以及數(shù)據(jù)交換、儲存和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響數(shù)據(jù)電文的完整性”。

由此可見，用人單位若舉證開具的電子簽名離職證明原件時，需要能否滿足《電子簽名法》第五條關(guān)于原件形式的要求——能夠有效地表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供隨時調(diào)取查用，能夠可靠地保證自最終形成時起，內(nèi)容保持完整、未被更改。如果在舉證過程中，用人單位不能有效的表現(xiàn)離職證明內(nèi)容可供隨時調(diào)取查用、不能可靠地保證離職證明的形成時間以及自形成時起未被更改，則可能難以被認可用人單位向勞動者出具了合法有效的離職證明。

四、給用人單位的操作建議

1.對于已經(jīng)使用或者將要使用電子簽名平臺為員工開具離職證明的單位來說，建議建立勞動用工文件相關(guān)的電子簽名規(guī)章制度，并通過民主制定程序及公示程序保證制度的合法有效性；或者單獨就離職證明通過電子簽名的方式出具與員工進行約定。以便證明已經(jīng)與員工協(xié)商一致采用電子簽名的方式開具離職證明。

2.離職證明開具后，用人單位要以手機短信、微信、電子郵件或者APP信息提示等方式通知員工離職證明已經(jīng)開具，明確告知員工下載完整的勞動合同文本的途徑，并不得向員工收取費用。

3.建議在與離職證明相關(guān)的勞動仲裁時效內(nèi)（解除或終止勞動合同后一年）保留電子離職證明原件，以實現(xiàn)舉證責(zé)任的要求。